El diagrama de flujo del departamento de compras es una herramienta visual que muestra el proceso de adquisición de bienes y servicios por parte de una organización. El objetivo principal de este diagrama es representar el flujo de trabajo del departamento de compras y su relación con otros departamentos dentro de la empresa.
El proceso de compras comienza con la identificación de la necesidad de un bien o servicio. Luego, se debe hacer una solicitud de compra que debe ser aprobada por el departamento de finanzas. Una vez aprobada, el departamento de compras debe buscar proveedores que puedan suministrar los bienes o servicios necesarios.
Después de identificar a los proveedores, el departamento de compras debe enviar solicitudes de cotización y evaluar las ofertas recibidas. Una vez que se ha seleccionado al proveedor, se debe generar una orden de compra y enviarla al proveedor para que entregue los bienes o servicios solicitados.
Una vez que se reciben los bienes o servicios, el departamento de compras debe verificar que se hayan entregado correctamente y que cumplan con los estándares de calidad establecidos por la organización. Finalmente, se debe realizar el pago al proveedor y se debe actualizar el inventario de la empresa.
Diagrama de flujo en el departamento de compras.
En el departamento de compras, el diagrama de flujo es una herramienta útil para visualizar y entender el proceso de adquisición de bienes y servicios. A continuación, se presenta un ejemplo de diagrama de flujo en el departamento de compras:
Proceso de adquisición de bienes y servicios en el departamento de compras
Paso 1: Identificar la necesidad de adquirir un bien o servicio. Esta necesidad puede ser generada por un departamento interno o por un proveedor externo.
Paso 2: Verificar si el bien o servicio ya se encuentra disponible en el inventario o si ya existe un proveedor que lo suministra. En caso afirmativo, se procede a realizar la orden de compra.
Paso 3: En caso contrario, se realiza una búsqueda de proveedores que puedan suministrar el bien o servicio requerido. Se puede utilizar una lista de proveedores ya existente o realizar una investigación en el mercado.
Paso 4: Una vez seleccionado el proveedor, se solicita una cotización o propuesta de precios mediante una solicitud de cotización (RFQ).
Paso 5: Se evalúan las cotizaciones recibidas y se selecciona la mejor opción en términos de calidad, precio y plazo de entrega.
Paso 6: Se realiza la orden de compra al proveedor seleccionado, especificando las condiciones de entrega, pago y garantía.
Paso 7: Se hace un seguimiento de la entrega del bien o servicio y se verifica que cumpla con las especificaciones y requisitos establecidos en la orden de compra.
Paso 8: Se realiza la recepción del bien o servicio y se verifica que cumpla con las especificaciones y requisitos establecidos en la orden de compra.
Paso 9: Se realiza el pago al proveedor de acuerdo a las condiciones establecidas en la orden de compra.
Proceso del departamento de compras explicado de manera breve
El departamento de compras es uno de los más importantes de cualquier empresa, ya que se encarga de adquirir los recursos necesarios para que la organización funcione de manera óptima. A continuación, se describen los pasos que conforman el proceso del departamento de compras:
1.
Identificación de necesidades
El primer paso del proceso de compras es la identificación de las necesidades de la empresa. Esto se logra a través de la comunicación con los diferentes departamentos y la evaluación de los niveles de inventario actuales.
2. Selección de proveedores
Una vez que se han identificado las necesidades de la empresa, se procede a buscar proveedores que puedan satisfacerlas. En este paso, se evalúan diferentes opciones y se seleccionan aquellos proveedores que ofrecen los mejores precios, calidad y plazos de entrega.
3. Solicitud de cotizaciones
Una vez seleccionados los proveedores, se procede a enviarles solicitudes de cotización para que indiquen los precios y condiciones de venta de los productos o servicios requeridos. La empresa analiza las cotizaciones recibidas y selecciona la mejor opción.
4. Negociación y contratación
Una vez seleccionado el proveedor, se procede a negociar los términos y condiciones de compra. Esto incluye el precio, plazos de entrega, garantías, etc. Una vez que se han acordado los términos, se procede a la contratación del proveedor.
5. Seguimiento y control
Una vez que se ha realizado la compra, se lleva a cabo un seguimiento y control de los productos o servicios adquiridos. Esto incluye verificar que se cumplan los plazos de entrega, la calidad de los productos, etc. También se realiza un seguimiento de los pagos.
6. Evaluación de proveedores
Por último, se procede a realizar una evaluación del desempeño del proveedor. Esto incluye analizar su cumplimiento con los términos acordados, la calidad de los productos o servicios, la puntualidad en la entrega, etc. Esta evaluación se utiliza para decidir si se seguirá trabajando con el mismo proveedor o si se buscarán nuevas opciones.
Un diagrama de flujo del departamento de compras es una herramienta visual que permite representar el proceso de compra de una empresa de una manera clara y organizada, facilitando la comprensión de las diferentes etapas y los responsables de cada una de ellas.
Para crear un diagrama de flujo del departamento de compras, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Identificar los puntos críticos: es necesario identificar los puntos críticos del proceso de compra, es decir, aquellos en los que se pueden presentar problemas o retrasos que afecten el resultado final.
- Definir las etapas del proceso: es importante definir las diferentes etapas del proceso de compra, desde la solicitud de compra hasta la entrega del producto o servicio.
- Asignar responsabilidades: es necesario asignar responsabilidades a cada etapa del proceso, de manera que se garantice una gestión eficiente y efectiva de la compra.
- Establecer tiempos y plazos: es fundamental establecer tiempos y plazos para cada etapa del proceso, de manera que se pueda garantizar una gestión eficiente de los recursos y una entrega oportuna del producto o servicio.